Betriebsfeiern steuerlich absetzen: Das gilt es zu beachten
Betriebsfeiern dienen dem Zweck der Mitarbeitermotivation und sind vom Gesetzgeber steuerlich begünstigt. Seit 2015 gelten für das steuerliche Absetzen von Betriebsfeiern neue Regelungen, welche die bis dato geltende Gesetzeslage in einigen entscheidenden Punkten modifiziert haben. Die folgenden Ausführungen stellen einen zusammenfassenden Überblick über die ab 2015 geltende Rechtslage dar.
Grundsätze der steuerlichen Behandlung von Betriebsfeiern
Die steuerliche Begünstigung von Betriebsfeiern sowie die Absetzbarkeit der durch diese entstehenden Kosten bleiben auch im Zuge der Neuregelung bestehen. Arbeitgeberaufwendungen im Zusammenhang mit Betriebsfeiern lösen daher auch gemäß der aktuell geltenden Rechtslage auf Seiten des Arbeitnehmers keinen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil aus, wenn das in diesem Rahmen übliche Maß nicht überstiegen wird. Andernfalls kann der Betrag als geldwerter Vorteil lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig werden. Ob das übliche Maß überschritten ist, richtet sich nach dem Höhe des Anteils an den Kosten der Betriebsfeiern, welcher auf den einzelnen Arbeitnehmer entfällt.
Zu beachten ist zudem, dass nur solche Betriebsfeiern steuerlich begünstigt werden, welche sich in Bezug auf ihre Ausgestaltung, ihrer Häufigkeit und ihrem zeitlichen Umfang in einem üblichen und angemessenen Rahmen bewegen. Dies bedeutet konkret, dass die Teilnahme an der Veranstaltung allen Mitarbeitern offen stehen muss und nicht einzelne Arbeitnehmer bevorzugt werden dürfen. Gleichwohl können auch Veranstaltungen, die nur für einen gewissen Teil der Arbeitnehmer relevant sind, beispielsweise Abteilungsfeiern, als Betriebsfeiern gelten. Steuerlich als Betriebsfeier absetzbar sind nur maximal zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr, wobei der Arbeitnehmer im Falle von mehr als zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr die Wahl hat, welche als übliche Betriebsfeiern qualifiziert werden sollen. Auf die zeitliche Reihenfolge kommt es hierbei nicht an. Grundsätzlich gilt auch zu beachten, dass eine Betriebsfeiern zeitlich nicht beschränkt ist und auch mehrere Tagen umfassen kann.
Wenn das Programm der betrieblichen Veranstaltung sowohl einen geselligen als auch einen geschäftlichen Teil enthält, so ist für die steuerliche Begünstigung lediglich der Kostenanteil relevant, welcher auf den geselligen Teil der Veranstaltung entfällt.
Freibeträge für das steuerliche Absetzen von Betriebsfeiern
Die Aufwendungen der Betriebsfeiern dürfen pro Arbeitnehmer das übliche Maß, d.h. den zulässigen Freibetrag von 110,00 € inklusive Umsatzsteuer, nicht überschreiten. Andernfalls entsteht für den Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil, welcher als Arbeitslohn versteuert werden muss. Bei der pro-Kopf-Berechnung der Kosten gilt zu beachten, dass lediglich die an der Betriebsfeier teilnehmenden Mitarbeiter sowie die externen Gäste eingerechnet werden und somit die Kosten von mitfeiernden Familienangehörigen dem jeweiligen Arbeitnehmer zugeordnet werden. Sollten die Aufwendungen pro Teilnehmer über dem Freibetrag von 110,00 € brutto liegen, so muss der Arbeitgeber den darüber liegenden Betrag versteuern. Er kann hierbei einen pauschalen Steuersatz von 25% geltend machen.
Folgende Aufwendungen für eine Betriebsfeier müssen typischerweise in die oben dargestellte Kalkulation einfließen:
- Kosten für Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten und andere Genussmittel
- Fahrtkosten für An- und Abreise
- Übernachtungskosten bei mehrtägigen Veranstaltungen
- Eintrittskarten für sportliche bzw. kulturelle Veranstaltungen
- Geschenke bis zu einem Wert von maximal 60,00 € inklusive Umsatzsteuer
- Aufwendungen für Saalmiete, Musik und engagierte Künstler
Steuerliche Behandlung von Sachgeschenken auf Betriebsfeiern
Verteilt ein Arbeitgeber im Rahmen einer Betriebsfeier Sachgeschenke an seine Mitarbeiter, so sind diese als Betriebsausgaben steuerlich abzugsfähig. Sie gelten zudem als geldwerte Vorteile, wodurch sie der Lohnsteuer unterliegen. Dies gilt jedoch nur, wenn ihr Wert 60,00 € inklusive Umsatzsteuer übersteigt. In jedem Fall werden die Kosten von Sachgeschenken als Teil der Kosten der Veranstaltung bewertet.
Für die Berechnung des geldwerten Vorteils gilt es zu beachten, dass Sachgeschenke in den Freibetrag von 110,00 € pro Teilnehmer nur dann eingerechnet werden, wenn ihr Wert 60,00 € inklusive Mehrwertsteuer nicht übersteigt und im Rahmen des normalen Programms der Betriebsfeier überreicht werden. Übersteigt der Wert des Sachgeschenks jedoch 60,00 € brutto, so nimmt der Gesetzgeber an, dass es sich hierbei um eine unübliche Zuwendung handelt und somit als eigenständiger geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers zu werten ist, welcher wiederum für die Berechnung der Obergrenze von 110,00 € unerheblich ist.
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