Digitale Buchhaltung: Diese sieben Anforderungen der GoBD sind zu erfüllen
Unternehmen, die ihre Buchhaltung digital führen, müssen die rechtlichen Anforderungen der GoBD, der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von elektronischen Aufzeichnungen, Büchern und Unterlagen und jene zum Datenzugriff, einhalten. Das betrifft alle Dokumente, die mit der digitalen Buchführung im Zusammenhang stehen, wie elektronische Rechnungen, Kontoauszüge und Briefdateien. Dabei sind insbesondere die folgenden Anforderungen zu erfüllen:
1. Nachvollziehbare und nachprüfbare Geschäftsvorfälle
Die Geschäftsvorgänge des Unternehmens müssen für den Betriebsprüfer nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Demnach sind die elektronischen Daten so zu erfassen, dass bei einer Betriebsprüfung eine steuerrechtliche Auswertung mit dem Firmen-PC möglich ist. Jede Buchung eines elektronischen Belegs muss mit dem dazugehörigen Belegbild verknüpft sein. Die Verknüpfung sollte auch Verträge, Preisabsprachen und relevante Geschäfts-E-Mails einschließen.
2. Informationen vollständig abrufbar
Alle Informationen, die für die Geschäftstransaktionen relevant sind, müssen kurzfristig abrufbar sein. Dies betrifft auch die Kontaktdaten von Geschäftspartnern. Das buchführende Unternehmen muss sicherstellen, dass kein Datenverlust auftritt und alle steuerrelevanten Dokumente in authentischer Form erhalten bleiben. Dafür ist ein Dokumentenmanagementsystem erforderlich, das die Daten durch Löschschutz und Berechtigungseinstellungen vor einer unzulässigen Löschung bewahrt.
3. Geschäftsvorfälle zeitnah und chronologisch buchen
Für die Buchung gelten laut GoBD strenge zeitliche Vorgaben. Unbare Zahlungseingänge und -ausgänge sind innerhalb von zehn Tagen in chronologischer Reihenfolge zu erfassen. Bareinnahmen müssen täglich, eingegangene Rechnungen innerhalb von acht Tagen ab dem Rechnungseingang digital gebucht werden.
4. Ordnung und Zuordnung sicherstellen
Eine selbstständige Vergabe von fortlaufenden Belegnummern sichert die Ordnung im Belegwesen. Alle relevanten Unterlagen müssen sich anhand von Dateinamen eindeutig zuordnen lassen. Zudem ist die Nachvollziehbarkeit der ursprünglichen Inhalte zu gewährleisten. Daher sind vor jeder Dateiänderung Kopien anzufertigen.
5. Dokumente korrekt archivieren
Alle Dokumente sind im Originalformat zu archivieren. Demnach muss bei PDF-Rechnungen eine Archivierung im PDF-Format erfolgen. Papierrechnungen und andere Unterlagen in Papierform sind mit einem Scanner und der entsprechenden Software elektronisch zu archivieren. Für elektronische Dokumente ist ein Import in das digitale Buchhaltungssystem vorgeschrieben.
Die Archivierung muss auch alle geschäftsrelevanten E-Mails samt Anhängen erfassen. Es ist sowohl eine Indexierung als auch eine Protokollierung der Änderungen vorgeschrieben.
6. Elektronische Kontoauszüge archivieren
Für elektronische Kontoauszüge gilt eine Archivierungspflicht im Originalformat. Diese Bankbelege sind für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren zu archivieren. Sie müssen sich eindeutig zuordnen lassen.
7. Datenschutz durch Zugriffsrechte gewährleisten
Unternehmen müssen die digitale Buchhaltung vor dem Zugriff unberechtigter Personen schützen und den Datenschutz durch entsprechende Zugriffsrechte sicherstellen. Dafür ist eine Buchhaltungssoftware mit Berechtigungseinstellungen und Nutzerprofilen für Sachbearbeiter und Buchhalter vorgesehen.
Diese Anforderungen der GoBD gelten für alle Unternehmen mit Gewinneinkünften und Bilanzierungspflicht, wenn sie eine digitale Buchhaltung führen. Unternehmen, die mit einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) arbeiten, sind laut Einkommenssteuergesetz dazu verpflichtet, die Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens fortlaufend in Verzeichnissen zu erfassen.
