Digitale Buchführung

Digitales Belegbuchen: Revolution auf dem Weg zur Buchführung mit Zukunft

Die Buchführung ist gerade in kleineren Unternehmen eine häufig vernachlässigte Disziplin. Im Tagesgeschäft gehen vorgegebene Termine schon einmal unter und auch eine zeitnahe Verbuchung der Belege kann nicht immer sichergestellt werden. Deshalb vertrauen kleine und mittlere Unternehmer auf ihren Steuerberater, der die Belegverbuchung für sie übernimmt. Mehr als zwei Millionen Unternehmer in Deutschland lassen ihre Buchführung von einer Kanzlei erledigen. Heutzutage lässt sich die Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater durch moderne Technologien wie das digitale Belegbuchen so effizient gestalten, dass dies den Mandanten sogar eine Kostenersparnis einbringt.

Was ist digitales Belegbuchen?

Das digitale Belegbuchen ist eine Technologie, die den Belegaustausch zwischen Mandanten und Steuerberater vereinfacht und effizienter gestaltet. Bisher musste der Unternehmer die Belege erst sammeln, dann ordnen und ggf. vorkontieren. Schließlich übermittelte er die Belege dem Steuerberater – entweder teuer per Post oder aber mit großem Aufwand verbunden durch persönliche Anlieferung und Abholung. Diese Variante ist jedoch mit zahlreichen Nachteilen verbunden:

• Rechnungen verlassen den Betrieb, dadurch kein schneller Zugriff möglich und Verlustrisiko
• zeitlicher Aufwand und Kosten für den Belegaustausch mittels physikalischer Pendelordner
• lange Dauer bis zur tatsächlichen Verbuchung der Belege
• dadurch aktuelle Datenlage jeweils nur zu bestimmten Stichtagen

Beim digitalen Belegbuchen werden die Belege eingescannt, an ein Rechenzentrum übermittelt und von dort aus zur Steuerkanzlei übertragen. Dadurch müssen sie das Unternehmen nicht mehr verlassen und die Abarbeitung kann effizienter durch den Service des Steuerberaters erfolgen.

Wie funktioniert digitales Belegbuchen?

Dieses Verfahren ermöglicht es Ihnen, Ihre Buchführung extern auszulagern, ohne selbst die Kontrolle zu verlieren. Es gibt zwei mögliche Abläufe, je nach verwendetem Medium:

Belege digitalisieren per Fax

Faxen Sie Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungen oder auch Barbelege an eine bestimmte Faxnummer. Automatisch erkennt das System Ihre Faxnummer und ordnet die übermittelten Dokumente Ihrem Unternehmen zu. Sie benötigen lediglich ein Faxgerät mit Rufnummernweitergabe. Bei größeren Belegmengen oder häufigen doppelseitigen Rechnungen kann diese Vorgehensweise allerdings umständlich sein.

Belege digitalisieren per Scan

Sie scannen die Belege mithilfe eines Flachbett- oder Einzugsscanners auf Ihren Rechner und legen sie dort als TIFF-Datei ab. Anschließend übermitteln Sie sie per E-Mail oder Software an das DATEV Rechenzentrum. Moderne Scanner ermöglichen die Verarbeitung großer Mengen und erfassen automatisiert doppelseitige Belege. Falls Sie die automatische Erkennung der Rechnungsinhalte in Betracht ziehen, liefert der Scanner hochqualitative Daten für eine möglichst exakte Erfassung im Rechnungswesen.

Bearbeitung in der Kanzlei

Das digitale Belegbuchen ermöglicht es nun Ihrer Steuerkanzlei, die vereinbarten Leistungen zu erbringen, ohne dass Sie Ihre Originalbelege für die Buchhaltung dort abliefern müssen. Der Steuerberater kann auf Ihre im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Daten zugreifen und die Buchungen tages- oder wochengenau umsetzen. Die hierdurch gewonnenen Buchungsdaten stehen anschließend zum Online-Abruf zur Verfügung, sodass Sie ständig auf aktuellste Daten aus dem Rechnungswesen zählen können.

Welche technischen Voraussetzungen sind für digitales Belegbuchen zu erfüllen?

Die technischen Voraussetzungen für den Einsatz der Online-Belegverbuchung im Rechnungswesen sind minimal und hängen von der gewählten Übermittlungsart ab. Sollen die Belege per Fax übermittelt werden, so ist lediglich ein Faxgerät erforderlich, das die Rufnummernweitergabe ermöglicht.

Für die Digitalisierung mithilfe von Scans benötigen Sie einen Computer mit Windows-Betriebssystem, einen Scanner – idealerweise mit Einzug – sowie einen Internetzugang. Diese Variante hat zugleich den Vorteil, dass sie ortsunabhängig verwendbar ist. Beim Fax sind Sie an ein bestimmtes Gerät gebunden.

Tipp: Selbstverständlich unterstützen wir unsere Kunden gerne bei der Einrichtung der erforderlichen Hard- und Software. Viele sind überrascht, wie leicht das System zu bedienen ist.

Welche Vorteile hat das digitale Belegbuchen?

Das Verfahren bringt für Unternehmen unterschiedlichster Größe eine Vielzahl von Vorteilen mit sich:

• Weniger Aufwand: Sie müssen Belege für die Buchhaltung nicht mehr im Vorfeld sammeln, sortieren und schließlich auch noch manuell an die Kanzlei übermitteln. Der Verzicht auf Pendelordner schont Ihre personellen Ressourcen.
• Sofortiger Zugriff: Da die Original-Unterlagen Ihr Unternehmen nicht verlassen, können Sie jederzeit darauf zugreifen, entweder auf das Original oder auf die digitale Kopie. Das Verlustrisiko ist minimiert
• Zügige Verbuchung: Ihre online eingereichten Belege werden nach Vereinbarung zügig verbucht (z. B. tagesgenau oder wochenweise). Sie erhalten sofortigen Einblick in Ihre aktuellen Buchführungsdaten und können Daten über wichtige Parameter wie Ihre Liquidität im Blick behalten.
• Aktuelle Auswertungen: Durch die zeitnahe Verbuchung erhalten Sie jederzeit aktuelle Auswertungen zu Ihrem Unternehmen, zum Beispiel betriebswirtschaftliche Auswertungen, OP-Listen oder Liquiditätsstatistiken.
• Archivierung: Die Belege werden automatisch im DATEV-Rechenzentrum archiviert und entsprechend der gesetzlichen Fristen (10 Jahre) und Vorschriften aufbewahrt.
• Zeitliche Abstimmung: Sie müssen mit unserer Kanzlei keine Termine abstimmen – liefern Sie Ihre Rechnungen bequem zu jeder Tages- und Nachtzeit an, wann immer Sie gerade Zeit haben.
• Betriebsprüfungen: Bei einer Betriebsprüfung geben Sie dem Prüfer ganz einfach Zugriff auf die benötigten Belege, ohne dass dieser für Stunden in Ihrem Archiv verschwinden muss.
• International: Da die Belegverarbeitung per Scan ortsunabhängig möglich ist, ermöglicht sie die Zusammenarbeit mit mobilen Mitarbeitern oder anderen Filialen in größerer Entfernung.

Digitales Belegbuchen: Datenschutz und Sicherheit bei der Übertragung

Um die digitale Belegverbuchung nutzen zu können, müssen Sie Geschäftspapiere und vielleicht sogar vertrauliche Informationen an das DATEV-Rechenzentrum und Ihren Steuerberater übermitteln. Um Sicherheitsbedenken auszuräumen und einen Zugriff unberechtigter Dritter zu verhindern, setzen wir auf die Authentifizierung durch die DATEV-SmartCard in Verbindung mit einem Kartenleser, der Sie einwandfrei als Inhaber Ihres Firmenaccounts im DATEV-Rechenzentrum ausweist. Ihre Informationen sind somit jederzeit sicher vor Manipulationen oder Zugriffen durch Fremde und der Datenschutz bleibt gewährleistet.

Digitales Belegbuchen mit DATEV: Demo zur Veranschaulichung

Vielen unserer Kunden fällt es anfänglich noch schwer, sich mit der Idee der digitalen Belegverarbeitung und Buchhaltung anzufreunden. Sie vermuten technische Hürden und einen großen Zeitaufwand für die Digitalisierung der Belege. Die folgende Demo zur Belegübermittlung per DATEV-Rechenzentrum zeigt Ihnen, wie einfach das System auch in Ihre Buchhaltung zu integrieren ist:

Anleitung für das digitale Belegbuchen mit DATEV

Im Übrigen lassen wir Sie natürlich mit der Technik nicht alleine. Als Ihr Steuerberater unterstützen wir Sie bei der Einrichtung und begleiten Sie bei der Einarbeitung. Selbstverständlich wird Ihnen eine ausführliche Anleitung für die Arbeit mit DATEV ausgehändigt. Einen ersten Einblick in die Verwendung des Systems im Rechnungswesen gibt diese Begleitunterlage aus einem DATEV-Dialogseminar.

Falls ein weiterführender Service- oder Beratungsbedarf besteht, stehen Ihnen außerdem die Experten von DATEV direkt zur Verfügung. Hier können Sie auch Seminare buchen oder Leitfäden und Checklisten beziehen, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter auf die korrekte Verwendung des digitalen Belegbuchens schulen können.

Wie viel kostet digitales Belegbuchen?

Die Kosten für das effiziente Verfahren lassen sich nicht pauschal in Zahlen ausdrücken, da neben der Technik und dem DATEV-Rechenzentrum auch die darüber hinaus vereinbarten Leistungen eine gewichtige Rolle spielen. Je mehr Aufgaben Sie selbst übernehmen, desto kostengünstiger wird das digitale Belegbuchen im Gesamtkonzept. So lässt sich der Aufwand für den Service beispielsweise senken, indem Sie die Belege nach Buchungskreisen (Ein- und Ausgangsrechnungen, Barbelege) sortiert einreichen oder sie bereits vorkontieren. Unabhängig davon lässt sich durch die Methode in den meisten Fällen sogar Geld sparen, weil Sie unternehmensintern Kapazitäten einsparen und sich besser auf Ihre Kernkompetenzen konzentrieren können.

Kontaktieren Sie uns gerne telefonisch unter (0) 89 / 628 16 96 – 0 oder per E-Mail für ein konkretes Angebot über unseren Service. Wir freuen uns darauf, Ihren Weg in die Buchführung mit Zukunft zu begleiten.