Fahrtenbuch richtig führen: So lassen sich Nachzahlungen vermeiden

Führen Steuerpflichtige ihr Fahrtenbuch richtig, können sie damit im Vergleich zur 1-Prozent-Regelung Steuern sparen. Doch in der Praxis kommt es häufig dazu, dass das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs und die Daten anzweifelt. Die Folge: Hohe Nachzahlungen, da die 1-Prozent-Regelungen meist zu einer höheren Steuerbelastung führen. Wer jedoch die häufigsten Fehler beim Führen des Fahrtenbuchs vermeidet, geht auf Nummer sicher.

Fehler #1: Nachträgliches Eintragen der Fahrten

Ein Fahrtenbuch wird vom Finanzamt nur dann als richtig anerkannt, wenn jede Fahrt zeitnah aufgezeichnet wird. Die Fahrten alle paar Tage nachzutragen, ist nicht ausreichend. Im Idealfall wird jede Bewegung von Beginn an immer sofort eingetragen, egal ob Privatfahrten oder geschäftliche Fahrt.

Fehler #2: Die Fahrten werden auf losen Zetteln erfasst

Der Fiskus erwartet eine „in sich geschlossene Form“ des Fahrtenbuchs. Die Angaben müssen in einem fortlaufenden Zusammenhang stehen. Eine Lose-Blatt-Sammlung mit Angaben reicht nicht aus, um die Fahrten ausreichend zu dokumentieren und den Anforderungen zu genügen.

Fehler #3: Führen des Fahrtenbuchs in einer Excel-Tabelle

Die Excel-Tabelle ist zwar praktisch, um das Fahrtenbuch zu führen, aber leider nicht zulässig, wie jeder Steuerberater bestätigen wird. Wird elektronische Software genutzt, muss sichergestellt sein, dass die Angaben nachträglich nicht geändert werden können. Dies ist bei einem Eintrag in Excel nicht gewährleistet, weshalb ein solches Fahrtenbuch regelmäßig nicht anerkannt wird.

Fehler #4: Fahrtenbuch stimmt nicht mit anderen Dokumentationen überein

Das Fahrtenbuch muss immer mit allen anderen Beweisen übereinstimmen, die die aufgesuchten Orte oder den Kilometerstand dokumentieren könnten. Beispiele hierfür sind:

• Tankbelege
• Parkquittungen
• Werkstatt- und TÜV-Rechnungen (Kilometerstand)
• Strafzettel mit Foto

Weist das Fahrtenbuch an einem Tag keinen Eintrag auf, obwohl getankt wurde, wird das Finanzamt misstrauisch.

Fehler #5: Fehlende Angaben beim Führen des Fahrtenbuchs

Ein Fahrtenbuch ist nur dann richtig geführt, wenn jede Fahrt mit dem Fahrzeug in vollständigem Umfang aufgezeichnet wird. Zu den Pflichtangaben bei geschäftlichen Fahrten gehören:

• Datum
• Kilometerstand zu Beginn und nach der Fahrt
• zurückgelegte Strecke
• Ziel der Fahrt und gewählte Route
• Zweck der Fahrt, aufgesuchte Geschäftspartner

Ähnlich umfangreich müssen die Angaben zu Privatfahrten sein. Die Anforderungen machen Angaben zum Reisezweck entbehrlich. Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz müssen jedoch als solche gekennzeichnet werden.

Fehler #6: Lücken im Fahrtenbuch

Alle Angaben im Fahrtenbuch müssen lückenlos geführt werden. Fehlen zwischendurch Einträge, kann das Finanzamt die 1-Prozent-Regelung für die Ermittlung der Steuern für das Fahrzeug nutzen. Bevor sich Steuerpflichtige für das Führen eines Fahrtenbuchs entscheiden, sollten sie sich von ihrem Steuerberater beraten lassen.