Fehler bei der Kassenführung: Einträge korrigieren und nachvollziehbar begründen

Im Betriebsalltag treten leider immer wieder Fehlbuchungen auf, die aus einer falschen Eingabe im Kassenbuch oder einem technischen Problem resultieren. Unternehmer müssen solche Fehler bei der Kassenführung richtig korrigieren, um Ärger mit den Finanzbeamten zu vermeiden und unangenehme Hinzuschätzungen von Betriebseinnahmen zu verhindern. Für den Fall, dass Betroffene den Fehler nicht umgehend berichtigen können, sollten sie diesen Irrtum inklusive der Korrekturmaßnahme notieren, um sich später daran zu erinnern und die Korrektur durchführen zu können.

Fehler im Kassenbuch nachträglich korrigieren: Datum vermerken

Grundsätzlich ist es nicht zulässig, Eintragungen im Kassenbuch nachträglich zu korrigieren. Eine Ausnahme bildet die Fehlerkorrektur. Um die ordnungsgemäße Buchführung zu gewährleisten, müssen Unternehmer Fehler, die ihnen unterlaufen sind, im Kassenbuch berichtigen, ohne die ursprüngliche Eintragung unlesbar zu machen. Die Fehlerkorrektur versehen sie mit einem Hinweis auf das Änderungsdatum.

Das bedeutet, dass Unternehmen Eintragungen im Kassenbuch auch dann nicht überschreiben, durchstreichen, löschen, ausradieren oder auf andere Weise unkenntlich machen dürfen, wenn diese unrichtig sind. Die Daten sind immer mit einem Schreibgerät einzutragen, bei dem die Schrift erhalten bleibt und sich nicht spurlos beseitigen lässt. Ein Kugelschreiber erfüllt diese Voraussetzung, ein Bleistift hingegen nicht.

Abweichung zwischen Ist- und Soll-Bestand: Einträge korrigieren oder nachholen

Stellen Unternehmen bei einem Kassensturz fest, dass Ist- und Soll-Bestand voneinander abweichen, sollten sie nach der Ursache forschen. Diese Abweichungen können sich beispielsweise aus Trinkgeldern ergeben, die irrtümlich nicht eingetragen oder in der falschen Höhe erfasst wurden. Auch nicht vermerkte Bargeldentnahmen zur Zahlung von Lieferantenrechnungen sind denkbare Ursachen.

In diesen Fällen ist ein Eintrag zu einer Einnahme oder Ausgabe zu erstellen. Je nach Anlass handelt es sich dabei um die Korrektur eines fehlerhaften Eintrages oder um das Nachholen eines fehlenden Eintrages:

• Korrektureintrag: Hier ist im Kommentarfeld eine Korrektur mit Hinweis auf den fehlerhaften Eintrag zu vermerken und entsprechend zu begründen. Beispiel für Begründung: Bei Rückgeld verzählt
• Nachgeholter Eintrag: In diesem Fall ist im Kommentarfeld ein „nachgeholter Eintrag“ unter Angabe von Datum und Uhrzeit zu vermerken. Beispiel für Begründung: Lieferantenrechnung bezahlt

Egal ob Unternehmen bestehende Einträge korrigieren oder fehlende Einträge nachholen, dies sollte immer unter Anführung einer genauen Begründung erfolgen. Nur dann ist dieses Vorgehen für den Betriebsprüfer nachvollziehbar und eine unvorteilhafte Hinzuschätzung vermeidbar.