GoBD 2020: Änderungen zur Erfassung, Aufbewahrung und Konvertierung von Belegen

Die GoBD 2020 bringen einige Änderungen bei der Erfassung und Aufbewahrung von Belegen mit sich. Zudem hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die Vorgaben für die Konvertierung von Belegen in unternehmenseigene Formate angepasst.

Bildliche Erfassung von Papierbelegen

Gemäß Randziffer 68 der GoBD 2020 dürfen Steuerpflichtige die Papierbelege nicht nur durch Barcodes sichern, sondern auch bildlich erfassen. Dies ermöglicht eine Belegsicherung durch bildliche Erfassung mit einem Smartphone.

Elektronische Rechnungen und Belege

Die neuen GoBD aktualisieren die Vorgaben für Rechnungen und Belege, die elektronisch verschickt wurden. Demnach reicht es nunmehr aus, wenn der Steuerpflichtige die tatsächlich weiterverarbeiteten Formate, auch buchungsbegründende Belege genannt, aufbewahrt. Das entsprechende Format muss die höchste maschinelle Auswertbarkeit aufweisen und ist mit seinem vollständigen Inhalt zu speichern. Ist diese Voraussetzung nicht erfüllt, sind beide Formate aufzubewahren. Dies betrifft auch Meldungen ohne bildliche Urschrift wie zum Beispiel Kontoauszüge im XML- oder CSV-Format. Diese Kontoauszüge müssen nicht als PDF-Datei oder Papierausdruck archiviert werden, wenn es sich um strukturierte Kontoumsatzdaten handelt.

Verwendung eines Fakturierungsprogramms

Neuerungen gibt es auch für die Verwendung eines Fakturierungsprogramms. Demnach kann die Speicherung und Aufbewahrung der bildhaften Kopien von Ausgangsrechnungen unterbleiben, wenn die Erstellung eines Rechnungsdoppels jederzeit möglich ist. Dabei sind diese Voraussetzungen für das Rechnungsdoppel zu beachten:

• Die zeitliche Entwicklung der Stammdaten ist festzuhalten (= Historisierung).

• Diese Historisierung schließt die AGB ein.

• Das Originalformat ist als Muster zu speichern und die jeweiligen Änderungen sind festzuhalten.

• Die Aufbewahrung der Daten hat in maschinell auswertbarer Form zu erfolgen.

• Aus der Verfahrensdokumentation muss erkennbar sein, welches Format und welche AGB bei der Originalrechnung ausschlagend waren.

Mobiles Scannen und Fotografieren

Die GoBD 2020 erlauben das Scannen und Fotografieren von Belegen mit einem Smartphone. Damit können Belege für Reisekosten sowie Tankquittungen und Hotelrechnungen ortsunabhängig erfasst werden, sofern die sonstigen Vorgaben der GoBD eingehalten werden. Die bildliche Erfassung durch Mobilgeräte ist auch im Ausland möglich, wenn die Rechnungsbelege ebendort entstanden sind und vor Ort festgehalten wurden. Dies erleichtert den Umgang mit Rechnungsbelegen bei Dienstreisen im Ausland.

Konvertieren in unternehmenseigene Formate

Für das Umwandeln aufbewahrungspflichtiger Papiere in unternehmenseigene Formate sehen die GoBD eine Archivierung beider Versionen vor. Die konvertierte Version ist als solche zu kennzeichnen. Die Neufassung der GoBD lässt allerdings Ausnahmen von der doppelten Aufbewahrung zu. Demnach müssen Steuerpflichtige nur die konvertierte Fassung aufbewahren, sofern

• im Vergleich zur Ursprungsfassung weder eine bildliche noch eine inhaltliche Änderung erfolgt ist

• bei der Umwandlung (Konvertierung) keine Informationen verloren gehen, die der Aufbewahrungspflicht unterliegen

• der Steuerpflichtige die Konvertierung in einer Verfahrensdokumentation erfasst

• das maschinelle Auswerten und der Datenzugriff uneingeschränkt möglich sind

Elektronische Buchführung im Ausland

Verlagert ein Steuerpflichtiger die elektronische Buchführung ins Ausland (§ 146 Absatz 2a AO), kann er die ursprünglichen Papierbelege an den Ort der elektronischen Buchführung bringen. In diesem Fall sind die Papierbelege im Ausland ohne zeitliche Verzögerung bildlich zu erfassen.

Das sind die wesentlichen Änderungen, die Unternehmen seit 1. Januar 2020 in Hinblick auf die Erfassung, Aufbewahrung und Konvertierung von Belegen beachten müssen.