Digitale Buchführung: 7 Gründe, warum Unternehmer die digitale Buchhaltung einführen sollten

Digitale Buchführung: 7 Gründe, warum Unternehmer die digitale Buchhaltung einführen sollten

Die digitale Buchhaltung ist in der Lage, die Buchführungsarbeit in modernen Unternehmen zu revolutionieren. Bei dieser Technik werden die anfallenden Belege durch einen Scanner digital erfasst und via Internet an den Steuerberater übermittelt. Dieser nutzt die Belege für die digitale Buchhaltung. Diese Methode spart Zeit und hat ganz nebenbei eine ganze Reihe zusätzlicher Vorteile für die Kunden:

Vorteil #1: Keine Ablage der Rechnungen mehr notwendig

Sobald die Buchhaltungsbelege ordnungsgemäß eingescannt und in der Software archiviert wurden, dürfen Rechnungen und viele andere Dokumente vernichtet werden. Dadurch entfällt nicht nur die Ablage der Belege, sondern auch die Archive schrumpfen. Durch digitale Prozesse in der Buchführung sparen Unternehmen deshalb viel Zeit.

Vorteil #2: Immer tagesaktuelle Daten und Auswertungen verfügbar

An den Steuerberater übermittelte Rechnungen werden binnen kürzester Zeit eingebucht. Während es bei der klassichen Zusammenarbeit oft Wochen dauerte, bis aktuelle Dokumente und Auswertungen verfügbar waren, können diese Daten nun tagesaktuell abgerufen werden. Dies hilft bei der Bearbeitung von OP-Listen und Mahnungen ebenso wie beim Treffen von unternehmerischen Entscheidungen im betrieblichen Alltag.

Vorteil #3: Mehr Sicherheit für die Daten der digitalen Buchhaltung

Bei der digitalen Buchhaltung werden alle Belege per Software direkt an den Steuerberater übermittelt und korrekt archiviert. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten weder durch Diebstahl noch durch einen Brand verloren gehen können. Außerdem werden die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen in jedem Fall eingehalten.

Vorteil #4: Belege und Rechnungen digital jederzeit verfügbar

Durch die digitale Buchhaltung sind alle archivierten Belege jederzeit ohne Aufwand in elektronischer Form verfügbar. Langes Suchen entfällt, da die Dokumente in digitaler Form mit den jeweiligen Buchungssätzen verknüpft werden und über eine Archiv-Volltextsuche einfach auffindbar sind.

Vorteil #5: Einsparung von Zeit und Kosten

Durch die Buchhaltungssoftware werden alle Prozesse der Buchführung digital abgebildet. Kunden sparen Kosten ein und schonen ihre Liquidität, zum Beispiel durch:

  • niedrigere Ausgaben für Büromaterial (z. B. Papier, Ordner)
  • geringere Kosten für Lagerräume
  • niedrigere Personalkosten
  • geringerer Arbeitsaufwand in der Buchhaltung (kein Sortieren und Ablegen der Belege mehr, minimierte Suchzeiten)
  • tagesaktueller Versand von Mahnungen
  • sichere Ausnutzung von Skontofristen
  • kein manueller Transport der Belege zum Steuerberater

Vorteil #6: Zugriff jederzeit möglich

Moderne Buchhaltungssoftware ermöglicht es, die digitalen Rechnungen jederzeit und von jedem beliebigen Rechner mit Internetzugang aus aufzurufen. Dies macht die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Unternehmer ortsunabhängig möglich. Ein Berliner Unternehmen kann seine digitale Buchhaltung problemlos von einem Steuerberater in München erledigen lassen.

Vorteil #7: Digitale Buchhaltung für jedes Unternehmen umsetzbar

Ob kleines Unternehmen oder Großkonzern, jeder Unternehmer kann heute in die digitale Buchhaltung einsteigen. Es ist keine komplizierte Technik erforderlich. Ein Computer mit Internetanschluss und Scanner ist ausreichend, um die Software für die digitale Buchhaltung nutzen zu können. Welche Buchhaltungssoftware für die Digitalisierung, Übermittlung und Archivierung genutzt werden sollte, besprechen Unternehmer am besten direkt mit ihrem Steuerberater.

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