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Betriebsprüfung: Was Unternehmen beachten sollten

Betriebsprüfung: Was Unternehmen beachten sollten

Die Ankündigung einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt ruft in den betroffenen Unternehmen meist große Nervosität und Unsicherheit hervor. Dabei besteht jedoch in aller Regel kein Anlass zu übertriebener Sorge, vorausgesetzt der Unternehmer und seine Mitarbeiter beachten einige grundlegende Verhaltensregeln vor, während und im Anschluss an die Betriebsprüfung. Dieser Beitrag soll Unternehmen Hilfestellung bieten und zeigen, wie sie eine durch das Finanzamt angekündigte Betriebsprüfung erfolgreich meistern können. Insbesondere soll es dabei um die Beantwortung folgender Fragen gehen:

  • Welche Steuerarten werden bei einer Betriebsprüfung geprüft?
  • Wie läuft eine Betriebsprüfung im Unternehmen genau ab?
  • Wie kann sich ein Unternehmen auf eine Betriebsprüfung vorbereiten?
  • Wie arbeiten Betriebsprüfer?
  • Wie kann ein Unternehmen das Ergebnis der Betriebsprüfung in seinem Sinne beeinflussen?

Gegenstand und Ablauf der Betriebsprüfung im Unternehmen

Im Rahmen einer Betriebsprüfung prüft das Finanzamt sowohl die Ertragsteuern als auch die Umsatzsteuer, in einigen Bundesländern auch die Bauabzugsteuer. Es ist zu beachten, dass Sachzuwendungen an Arbeitnehmer die Pflicht zur Zahlung von Umsatzsteuer auslösen. Ein wichtiger Spezialfall der Betriebsprüfung ist die Lohnsteuer-Außenprüfung, bei welcher dem Prüfer des Finanzamts die korrekte Zahlung von Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag darzulegen ist.

Der zeitliche Ablauf einer Betriebsprüfung im Unternehmen sieht folgendermaßen aus: Durch Eingang der Prüfungsanordnung beim Unternehmen erfolgt die Anmeldung der Betriebsprüfung. Mit diesem Ereignis erlöscht auch die Möglichkeit der strafbefreienden Selbstanzeige bei Steuerdelikten. Sobald die Prüfungsanordnung eingeht, sollte das Unternehmen mit der Beschaffung der notwendigen Unterlagen beginnen. Sollten Einzelheiten wie Ort oder Zeitpunkt der Betriebsprüfung problematisch sein, so können Unternehmen beim Finanzamt eine Änderung dieser Details erwirken. Zum Prüfungszeitpunkt sollten alle Unterlagen beschafft worden sein. Zudem ist es unerlässlich, dass unternehmensintern festgelegt wird, wer dem Prüfer gegenüber auskunftsberechtigt ist. Unternehmen sollten auch darauf achten, dass die während der Betriebsprüfung gemachten Feststellungen schriftlich mitgeteilt werden. Im Anschluss an die Prüfung sollte eine Schlussbesprechung eingefordert werden. In diesem Rahmen können auch, falls zwischen Unternehmen und Prüfer unterschiedliche Auffassungen herrschen, Kompromisse und eventuelle Steuernachzahlungen ausgehandelt werden.

Vorbereitung der Betriebsprüfung

Üblicherweise nimmt das Finanzamt vor der Prüfungsanordnung mit dem Unternehmen Kontakt, um mögliche Termine für die Betriebsprüfung zu besprechen. Spätestens jetzt sollten Steuersünder eine strafbefreiende Selbstanzeige erstatten, denn mit dem Eintreffen der schriftlichen Prüfungsanordnung erlischt diese Möglichkeit. Zu beachten ist aber, dass die dem Fiskus vorenthaltenen Steuern zuzüglich eines Strafzinses selbstverständlich nachzuzahlen sind.

Die Prüfungsanordnung nennt Ort und Zeit der Betriebsprüfung. Dagegen kann Einspruch eingelegt werden, jedoch sollte von dieser Möglichkeit mit Bedacht und keinesfalls sofort oder ohne Begründung Gebrauch gemacht werden. Andernfalls ist das Verhältnis zwischen Unternehmen und Finanzamt von vornherein so angespannt, dass kaum mit einer wohlwollenden Prüfung zu rechnen sein dürfte. Daher empfiehlt es sich, mit einer sachlichen Begründung, z.B. Urlaube von zuständigen Mitarbeitern, schriftlich um die Verschiebung des angesetzten Termins zu bitten. Für den Fall, dass im Unternehmen kein geeigneter Ort für die Prüfung zur Verfügung gestellt werden kann, besteht die Möglichkeit, per Antrag die Verlegung in die Räumlichkeiten des Finanzamts oder des zuständigen Steuerberaters zu erwirken.

Selbstverständlich gilt auch bei einer Betriebsprüfung: Gründliche Vorbereitung ist alles. Daher sollten bereits vor Eintreffen des Prüfers alle für den Prüfungszeitraum relevanten Unterlagen beschafft, sortiert und so bereitgestellt werden, dass der Prüfer die notwendigen Verträge, Rechnungen und Belege sofort finden kann. Ist dies nicht der Fall, geht dies zu Lasten des Unternehmens, denn der Betriebsprüfung kann den Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug kürzen oder zum erklärten Gewinn bzw. Umsatz einen von ihm als angemessen erachteten Betrag hinzu zu schätzen. Zudem kann er die Zahlung eines Verzögerungsgelds in Höhe von 2.500 EUR verhängen. Wichtig ist es zudem, vorab festzulegen, wer dem Prüfer Auskunft erteilen kann. Neben dem Unternehmer sollten dies üblicherweise die Buchhaltung sowie der Steuerberater sein. Alle anderen Mitarbeiter sollten dringend angehalten werden, keinerlei Auskünfte zu erteilen.

Verhalten während der Betriebsprüfung

Grundsätzlich gilt: Bleiben Sie dem Prüfer gegenüber sachlich und freundlich. Es empfiehlt sich, zu Beginn ein Einführungsgespräch mit dem Steuerberater zu führen, nicht zuletzt auch deshalb, weil dieser auf den Umgang mit Prüfern sensibilisiert ist und helfen kann, scheinbar harmlose Gesprächsthemen zu umschiffen, die in Wahrheit aber dazu dienen, den Unternehmer und seine Beschäftigten im Rahmen der Betriebsprüfung auszuforschen. Folgende Regeln sollten des Weiteren für die Kommunikation mit dem Prüfer während der laufenden Betriebsprüfung beachtet werden:

  • Nennen Sie dem Prüfer die Namen der Personen, die intern Auskunft erteilen
  • Bestehen Sie darauf, dass Anfragen schriftlich zu stellen sind
  • Anfragen und Auskünfte sind zwischen den internen Ansprechpartnern sowie dem Steuerberater abzustimmen
  • Liefern Sie die angeforderten Unterlagen zügig - sonst entdeckt der Betriebsprüfer womöglich in der Wartezeit neue Prüfungsfelder und stößt auf weitere Ungereimtheiten

Die Schlussbesprechung nach der Betriebsprüfung

Die Schlussbesprechung nach der Betriebsprüfung liefert einem Unternehmen die Möglichkeit, deren Ergebnisse teilweise in seinem Sinne zu beeinflussen. Die Beantragung einer Schlussbesprechung ist insbesondere deswegen sinnvoll, weil hieran neben dem Steuerberater auch der Vorgesetzte des Prüfers teilnehmen kann. Dieser wiederum wird in aller Regel an einem Ende der Prüfung interessiert und daher eine Kompromisslösung gegenüber vergleichsweise aufgeschlossen sein. Strittige Fragen können somit in einem für das geprüfte Unternehmen vergleichsweise günstigen Rahmen neu diskutiert werden.

Vor der Schlussbesprechung sollte das Unternehmen vom Prüfer schriftlich die Ergebnisse der Prüfung sowie die ermittelte Höhe der Steuernachzahlung anfordern. Mindestens eine Woche vor der Schlussbesprechung sollten diese dem Unternehmen vorliegen, damit gemeinsam mit dem Steuerberater eventuell noch fehlende Dokumente beschafft sowie die Argumente und die Strategie für die Schlussbesprechung abgestimmt werden können. Im Rahmen der Schlussbesprechung kann gegen strittige Feststellung ein Einspruch angedroht werden. Oft findet sich während der Besprechung ein Kompromiss, so dass auf einen Einspruch verzichtet wird und als Gegenleistung der Prüfer umstrittene und für das Unternehmen ungünstige Ergebnisse aus dem Abschlussbericht nimmt.  

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