Sind Aufwendungen für eine Geburtstagsfeier als Werbungskosten absetzbar?

Arbeitnehmer machen Aufwendungen, die ihnen im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit entstehen, gerne als Werbungskosten geltend, um auf diese Weise ihre Steuerlast zu vermindern. Wie verhält es sich dabei aber mit den Kosten für eine Geburtstagsfeier mit Kollegen? Sind diese Ausgaben reine Privatsache oder können sie steuerlich geltend gemacht werden? Dieser Beitrag erklärt, ob und wann Aufwendungen für eine Geburtstagsfeier als Werbungskosten geltend gemacht werden können. Insbesondere wird hierbei auf die aktuelle Rechtsprechung zu diesem Thema eingegangen und es werden die Voraussetzungen geschildert, die die Steuerpflichtigen für die Absetzbarkeit der Geburtstagskosten zu beachten haben.

Aufwendungen für private Feiern bislang nicht absetzbar

Die bislang übliche Auffassung war, dass Arbeitnehmer Kosten für Feiern, welche nicht primär beruflich veranlasst waren, sondern den so genannten gesellschaftlichen Repräsentationspflichten nachkommen sollten, nicht steuerlich absetzen können. Als klassische Beispiele wurden Geburtstagsfeiern oder auch Beförderungsfeiern betrachtet. Finanzämter ordneten die in Zusammenhang mit derartigen Feier geltend gemachten Ausgaben regelmäßig als privat veranlasst und somit steuerlich nicht absetzbar ein.

Lediglich in einigen besonders gelagerten Ausnahmefällen wichen die Finanzämter bislang von dieser Praxis ab. So beispielsweise dann, wenn die privaten Feiern auf Grund eines ausschließlich beruflichen Anlasses stattfinden. Dies ist beispielsweise dann gegeben, wenn ein Arbeitnehmer in den Ruhestand geht und, gewissermaßen als letzten Akt seines beruflichen Lebens, eine Ruhestandsfeier für die Kollegen veranstaltet. Der Anlass der Feier alleine, darin waren sich die Finanzbehörden auch bisher schon einig, war jedoch nicht das alleinige Indiz für den beruflichen oder privaten Charakter der Feier. Auch alle übrigen Umstände des Einzelfalls müssen betrachtet werden, um letztlich zu entscheiden, ob bei einer konkreten Feier der berufliche oder der private Anlass überwiegt.

Kosten für Geburtstagsfeier unter bestimmten Voraussetzungen absetzbar

Ein aktuelles Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz bejaht nun sogar die bislang von den Finanzämtern stets bestrittene steuerliche Absetzbarkeit von Geburtstagsfeiern und definiert die Voraussetzungen, die gegeben sein müssen, damit Steuerpflichtige die entsprechenden Aufwendungen geltend machen können. Zahlreiche Steuerexperten sehen in dem Urteil eine bedeutende Trendwende und raten Arbeitnehmern dazu, von dieser neuen Möglichkeit Gebrauch zu machen. Wenn Arbeitnehmer dem Finanzamt glaubhaft vermitteln können, dass eine Geburtstagsfeier ausschließlich beruflich veranlasst war, so kann es in der Praxis gelingen, die Aufwendungen hierfür als Werbungskosten geltend zu machen.

Natürlich ist es hierfür zunächst notwendig Belege und Rechnungen über die exakte Höhe der Aufwendungen dem Finanzamt vorweisen zu können. Nur dann kann eine Geltendmachung als Werbungskosten gelingen. Darüber hinaus sollte die Geburtstagsfeier eine Reihe von Voraussetzungen erfüllen, die Steuerpflichtige dem Finanzamt idealerweise auch nachweisen und belegen können: 

• Herkunft und Art der Gäste: Die Gäste der Feier dürfen ausschließlich Arbeitskollegen, Mitarbeiter und Kunden sein. Private Gäste wie Freunde, Familienmitglieder oder Bekannte dürfen auf keinen Fall eingeladen sein, denn ansonsten ist der für die steuerliche Absetzbarkeit unerlässlich rein berufliche Charakter der Feier nicht mehr gegeben. Dokumentieren Sie die eingeladenen Gäste an Hand einer Gästeliste und legen Sie diese idealerweise dem Finanzamt bei der Geltendmachung der Kosten vor, um den beruflichen Anlass der Feier zu untermauern. 
• Beweisfotos: Wer den beruflichen Charakter der Feier dokumentieren will, kann dies unter Umständen auch durch Beweisfotos tun. Wenn auf den Fotos keine Privatgäste abgebildet sind und sich auch ansonsten der berufliche Charakter der Feier feststellen lässt, stehen die Voraussetzungen für die steuerliche Absetzbarkeit der Aufwendungen nicht schlecht. 
• Privatparty: Zudem können Sie Nachweise, Belege, Rechnungen, Fotos usw. einer privaten Geburtstagsfeier beim Finanzamt einreichen. So weisen sie zweifelsfrei nach, dass ihre berufliche Geburtstagsfeier strikt von der privaten Feier zu trennen war.
• Räumlichkeiten: Natürlich steigen die Chancen auf eine steuerliche Absetzbarkeit der Aufwendungen, wenn die Geburtstagsfeier in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers stattfand. Auch hierüber können Sie Nachweis führen.
• Vergleichskosten: Der berufliche Charakter der Feier ist zudem nachvollziehbarer für das Finanzamt, wenn die Kosten pro Teilnehmer unter den Vergleichskosten einer privaten Geburtstagsfeier liegen.