Geschenke

Definition: Was sind Geschenke?

Von einem Geschenk spricht man, wenn ein Unternehmen einer dritten Person eine Sache unentgeltlich zuwendet, ohne dass sie einer im Gegenzug zu erbringender Leistung gegenübersteht. Auch ein unmittelbarer zeitlicher oder wirtschaftlicher Zusammenhang mit einer Leistung darf nicht bestehen. In Frage kommt hierfür nahezu jeder Gegenstand, der sich als Geschenk eignet, von Gutscheinen über Geschenkkörbe zu einem besonderen Anlass bis hin zu Eintrittskarten für ein Konzert.

Macht das Unternehmen einem Mitarbeiter, Geschäftspartner oder Kunden Geschenke, so ist zu beachten, in welcher Höhe Steuern anfallen. Abhängig von der Art des Geschenks sowie dessen Wert gibt es verschiedene Arten, wie die Steuern abgeführt werden können. Damit Geschenke als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, müssen ebenfalls hohe Anforderungen erfüllt sein.

Inhaltsverzeichnis

Wie werden Geschenke an Arbeitnehmer steuerlich behandelt?
Werden Geschenke an Geschäftspartner als Betriebsausgaben anerkannt?
Wie werden bei der 35-Euro-Grenze die Anschaffungs- oder Herstellungskosten berechnet?
Wie funktioniert die Pauschalsteuer für Geschenke nach § 37b EStG?
Wann ist die pauschale Besteuerung nicht möglich?
Wie können die Aufzeichnungspflichten bei Geschenken erfüllt werden?

Wie werden Geschenke an Arbeitnehmer steuerlich behandelt?

Für Geschenke an eigene Mitarbeiter gibt es verschiedene Richtlinien, an denen Arbeitgeber sich bei der Ermittlung der Steuern orientieren können:

Sachbezüge bis 44 Euro im Monat

Im Rahmen der Sachbezüge kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer pro Monat Geschenke in Höhe von maximal 44 Euro machen, ohne dass Steuern anfallen. Wichtig: Es handelt sich dabei um keinen Jahresbetrag, die 44 Euro gelten nur für einen Monat und können nicht auf folgende Monate übertragen werden, wenn sie nicht ausgeschöpft werden. In Frage kommen hierfür Sachzuwendungen ebenso wie Gutscheine und Gutscheinkarten, mit denen in Geschäften eingekauft werden kann. Eine Bargeldauszahlung des Betrags muss ausgeschlossen sein (§ 8 Abs. 1 Satz 3 EStG). Viele Unternehmen nutzen diese Freigrenze, um Steuern zu sparen.

Der Arbeitgeber muss diese Sachbezüge zusätzlich zum Lohn gewähren. Handelt es sich um eine Gehaltsumwandlung (z. B. Mitarbeiter verzichtet auf 40 Euro Lohn und erhält dafür eine Gutscheinkarte im Wert von 40 Euro), entfällt die Befreiung von der Steuer.

Achtung: Die 44-Euro-Freigrenze ist brutto zu verstehen. Ein Geschenk, das 44 Euro zuzüglich Umsatzsteuer kostet, überschreitet also die Grenze. Bereits ab Kosten von 44,01 Euro muss der Arbeitnehmer das gesamte Geschenk versteuern.

Aufmerksamkeiten bis 60 Euro

Lässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Zuwendungen zu einem besonderen Anlass (z. B. Geburt, Hochzeit, Geburtstag, Beförderung oder Trauung) zukommen, so gelten diese nicht als Geschenke, sofern sie einen Betrag von 60 Euro inklusive Umsatzsteuer nicht überschreiten. Diese Freigrenze darf zusätzlich zu den monatlichen Sachbezügen in Höhe von 44 Euro gewährt werden, ohne dass eine Lohnsteuerpflicht ausgelöst wird.

Behandlung von Geschenken an Arbeitnehmer als Betriebsausgabe

Macht der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Geschenke, so sind diese in unbegrenzter Höhe als Betriebsausgaben abzugsfähig. Dies gilt selbst dann, wenn die Freigrenzen überschritten werden – es sind dann lediglich die Folgen im Hinblick auf Lohnsteuer und Sozialversicherung zu beachten.

Werden Geschenke an Geschäftspartner als Betriebsausgaben anerkannt?

Machen Unternehmen einem Geschäftspartner oder Kunden Geschenke, so können diese nicht in unbeschränkter Höhe als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Liegen die Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die auf einen einzelnen Beschenkten entfallen, über 35 Euro, so kommt die Behandlung als Betriebsausgabe nicht in Frage (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG). Wichtig: Es handelt sich hierbei um einen Jahresbetrag. Erhalten die Kunden jeweils zu Ostern und zu Weihnachten ein Geschenk im Wert von 20 Euro, so ist die Freigrenze für das Jahr überschritten und beide Geschenke können nicht unter den Betriebsausgaben verbucht werden.

Hinweis: Auch hier handelt es sich wiederum um eine Freigrenze: Schon die Überschreitung um 0,01 Euro führt dazu, dass der gesamte Betrag nicht als Betriebsausgabe zählt.

Wie werden bei der 35-Euro-Grenze die Anschaffungs- oder Herstellungskosten berechnet?

In die Anschaffungs- oder Herstellungskosten fließen alle Kosten ein, die für die Beschaffung bzw. die Herstellung der Geschenke erforderlich sind. Bei Werbegeschenken gehören hierzu auch die Druckkosten für einen Werbeaufdruck. Nicht einzubeziehen sind jedoch die Verpackungs- und Versandkosten des Lieferanten.

Die 35-Euro-Freigrenze ist netto zu verstehen. Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen dürfen die Geschenke also 35 Euro ohne Umsatzsteuer kosten. Kleinunternehmer hingegen müssen den Bruttowert ansetzen (bei 19 Prozent Umsatzsteuer dürfen die Geschenke also höchstens 29,41 Euro kosten).

Hinweis: In einem Urteil hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass die übernommene Pauschalsteuer nach § 37b EStG in die 35-Euro-Grenze einzubeziehen ist (Urteil des BFH vom 30. März 2017, Az. IV R 13/14). Dies wurde allerdings anschließend revidiert und kommt gemäß einer Fußnote im BStBl II 2017, 892, nicht zur Anwendung.

Wie funktioniert die Pauschalsteuer für Geschenke nach § 37b EStG?

Erhalten Nicht-Arbeitnehmer Geschenke, so unterliegt der dadurch realisierte geldwerte Vorteil der Einkommensteuer. Um diese Pflicht zu umgehen, kann der Schenkende die Einkommensteuer für den Empfänger des Geschenks übernehmen. In diesem Fall kann das Unternehmen das Geschenk gemäß § 37b EStG pauschal mit 30 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuern. Er meldet den Betrag in der eigenen Lohnsteueranmeldung an und führt ihn direkt an das Finanzamt ab.

Beispiel: Ein bayerischer Unternehmer macht einem Kunden ein Geschenk im Wert von 100 Euro inklusive Umsatzsteuer. Wählt er die pauschale Versteuerung, so muss er 30 Euro Steuer, 1,65 Euro Solidaritätszuschlag und 2,70 Euro Kirchensteuer an das Finanzamt abführen, insgesamt also 34,35 Euro.

Hinweis: Versteuern Unternehmer Geschenke pauschal, sollten sie dies dem Empfänger mitteilen. Wichtig ist, dass das Unternehmen an die Entscheidung für die Pauschalsteuer ein ganzes Jahr lang gebunden ist – sie ist dann auf alle Geschenke an verschiedene Personen anzuwenden.

Wann ist die pauschale Besteuerung nicht möglich?

Die pauschale Versteuerung ist allerdings nur erforderlich, wenn die Zuwendungen beim Empfänger tatsächlich auch eine Steuerpflicht auslösen. Dies ist unter anderem in diesen Fällen nicht gegeben:

Streuwerbeartikel im Wert von bis zu 10 Euro
Gewinne aus Preisausschreiben oder Gewinnspielen
Zuwendungen an Ausländer, die in Deutschland nicht der Steuerpflicht unterliegen (Urteil des BFH vom 16. Oktober 2013, Az. VI R 57/11)

Die Pauschalierung nach § 37b EStG ist nicht möglich, wenn zu dem Beschenkten noch keine Geschäftsbeziehung aufgebaut wurde (vgl. Urteil des Sächsischen Finanzgerichts vom 9. März 2017, Az. 6 K 1201/16). Ebenso ist sie ausgeschlossen, wenn die Geschenke pro Jahr einen Wert von 10.000 Euro übersteigen (§ 37b Abs. 1 Satz 3 EStG).

Wie können die Aufzeichnungspflichten bei Geschenken erfüllt werden?

Bei Geschenken an Nicht-Arbeitnehmer treffen den Unternehmer umfassende Dokumentationspflichten. Geschenke sind von den anderen Betriebsausgaben getrennt zu verbuchen. Zu jeder Buchung ist der Name des Beschenkten sowie der Wert des Geschenks zu erfassen. Wurden mit einer Bestellung mehrere Geschenke gleichen Werts bestellt, reicht es, eine Namensliste beizufügen. Zudem müssen die Namen nicht angegeben werden, wenn es sich offensichtlich um Streuartikel handelt (z. B. Kugelschreiber, Feuerzeuge).

Hinweis: Kommt der Unternehmer diesen Aufzeichnungspflichten nicht nach, wird ihm der Abzug der Betriebsausgaben verwehrt.