Mehraufwendungen für Verpflegung

Definition: Was sind Mehraufwendungen für Verpflegung?

Wenn Steuerpflichtige im Rahmen ihrer ausgeübten Tätigkeit über einen längeren Zeitraum von ihrer Wohnung oder ihrer ersten Tätigkeitsstätte abwesend sind, können sie den Verpflegungsmehraufwand, der ihnen im Vergleich zur Versorgung in der eigenen Wohnung entsteht, geltend machen. Dies gilt nur, soweit diese Mehraufwendungen für Verpflegung nicht vom Arbeitgeber erstattet werden. Geregelt sind diese Werbungskosten in § 9 Abs. 4a EStG.

Inhaltsverzeichnis

  • Wer kann den Verpflegungsmehraufwand von den Steuern absetzen?
  • Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand berechnen?
  • Wie berechnet sich der Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen ins Ausland?
  • Wie ist der Verpflegungsmehraufwand bei bezahlten Mahlzeiten zu kürzen?
  • Können auch die tatsächlichen Kosten für die Verpflegung steuerlich geltend gemacht werden?
  • Wie lange kann man den Verpflegungsmehraufwand ansetzen?
  • Muss der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand erstatten?
  • Wann wird der Verpflegungsmehraufwand steuerpflichtig?
  • Wo trägt man die Reisekosten in der Steuererklärung ein?
  • Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand nachweisen?

Wer kann den Verpflegungsmehraufwand von den Steuern absetzen?

Einen Verpflegungsmehraufwand kann jeder beanspruchen, der einer Auswärtstätigkeit nachgeht. Voraussetzung hierfür ist, dass der Ort der Tätigkeit nicht mit der ersten Tätigkeitsstätte identisch ist. Möglich ist dies für Arbeitnehmer ebenso wie für Selbstständige und Gewerbetreibende, die beruflich oder geschäftlich veranlasste Reisen unternehmen, beispielsweise zu einer Weiterbildung, einer Messe oder für den Besuch bei einem Kunden.

Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand berechnen?

Der Verpflegungsmehraufwand wird anhand mehrerer Pauschalen ermittelt, deren Höhe sich nach der Dauer der Abwesenheit richtet (§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG):

  • Abwesenheit < 8 Stunden: 0 Euro
  • Abwesenheit 8 bis 24 Stunden: 14 Euro pro Tag
  • Abwesenheit > 24 Stunden: 28 Euro pro Tag
  • An- und Abreisetag bei mehrtägigen Dienstreisen: 14 Euro pro Tag

Dauert die Dienstreise über das Wochenende hinweg an, so können auch für diese Tage Verpflegungsmehraufwendungen in identischer Höhe angesetzt werden.

Beispiel: Ein Monteur fährt am Montag um 6.00 Uhr los zum Einsatzort im Inland und kehrt am Samstag gegen 17.00 Uhr zurück. Die Verpflegungspauschale berechnet sich wie folgt:

  • Montag (Anreisetag): 14 Euro
  • Dienstag – Freitag (Abwesenheit > 24 Stunden): 28 Euro pro Tag
  • Samstag (Abreisetag): 14 Euro

Insgesamt kann er für seine Abwesenheit Werbungskosten in Höhe von (14 Euro x 2 + 28 Euro x 4 =) 140 Euro geltend machen.

Wie berechnet sich der Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen ins Ausland?

Abweichende Pauschalen gelten nach § 9 Abs. 4a Satz 5 EStG für Auswärtstätigkeiten im Ausland. Hierfür gibt das Bundesfinanzministerium meist in einem jährlichen Turnus eine neue Liste heraus, in der die Verpflegungspauschalen für verschiedene Länder aufgeführt sind. Reist man beispielsweise im Jahr 2020 nach Österreich, so betragen die Pauschalen 27 Euro bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden und 40 Euro für ganztätige Reisen ins Ausland.

Wie ist der Verpflegungsmehraufwand bei bezahlten Mahlzeiten zu kürzen?

Werden dem Steuerpflichtigen im Rahmen seiner Auswärtstätigkeit Mahlzeiten gestellt (z. B. ein kostenfreies Mittagessen in der Kantine oder ein im Übernachtungspreis enthaltenes Frühstück), so ist die Verpflegungspauschale entsprechend § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG nach folgendem Muster zu kürzen (jeweils bezogen auf die Tagespauschale):

  • Frühstück: 20 Prozent (5,60 Euro)
  • Mittagessen: 40 Prozent (11,20 Euro)
  • Abendessen: 40 Prozent (11,20 Euro)

Bei Vollverpflegung entfällt somit die gesamte Pauschale. Dieselben prozentualen Kürzungen gelten analog für beruflich veranlasste Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland.

Beispiel: Bei einer dreitägigen Dienstreise erhält ein Arbeitnehmer im Hotel zweimal Frühstück sowie zweimal ein Mittagessen. Die Verpflegungspauschale im Inland ist wie folgt zu kürzen:

  • Pauschale: 2 x 14 Euro (An- und Abreisetag) und 1 x 28 Euro (> 24 Stunden) = 56 Euro
  • Kürzung um 2 x 5,60 Euro (Frühstück) und 2 x 11,20 Euro = 33,60 Euro

Es verbleibt ein anzusetzender Verpflegungsmehraufwand von 22,40 Euro.

Können auch die tatsächlichen Kosten für die Verpflegung steuerlich geltend gemacht werden?

Für die als Werbungskosten anzugebenden oder vom Arbeitgeber zu erstattenden Verpflegungskosten können ausschließlich die Pauschbeträge verwendet werden (§ 9 Abs. 4a Satz 2 EStG). Es ist nicht möglich, höhere Verpflegungskosten über entsprechende Belege nachzuweisen und anzusetzen. Demgegenüber ist es allerdings unschädlich, wenn der tatsächliche Aufwand niedriger ist als die Pauschalen.

Wie lange kann man den Verpflegungsmehraufwand ansetzen?

Dauert die Auswärtstätigkeit länger an, so ist die steuerfreie Erstattung des Verpflegungsmehraufwandes ebenso wie die steuerliche Ansetzbarkeit auf höchstens drei Monate an einer Tätigkeitsstätte beschränkt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 + 7 EStG). Sofern die Auswärtstätigkeit allerdings um mindestens vier Wochen unterbrochen wird, beginnt ein neuer Dreimonatszeitraum zu laufen. Dabei ist es unerheblich, ob zwischenzeitlich ein Einsatz an einem anderen Ort erfolgt ist oder der Steuerpflichtige krank war oder Urlaub hatte. Im Rahmen der doppelten Haushaltsführung kann Verpflegungsmehraufwand ebenfalls für die ersten drei Monate beansprucht werden (§ 9 Abs. 4a Satz 12 EStG). Auch hier beginnt die Dreimonatsfrist erneut zu laufen, wenn es eine vierwöchige Unterbrechung gibt.

Hinweis: Die Begrenzung auf drei Monate gilt nur, wenn derselbe Einsatzort an mehr als zwei Tagen pro Woche besucht wird. Ebenso gibt es nach § 9 Abs. 4a Satz 4 EStG für jene Personen keine Begrenzung, die eine Fahrtätigkeit ausüben (z. B. Lkw- und Busfahrer, Piloten, Zugführer).

Muss der Arbeitgeber den Verpflegungsmehraufwand erstatten?

Viele Arbeitnehmer erhalten von ihrem Arbeitgeber eine steuerfreie Erstattung des Verpflegungsmehraufwands. Eine Verpflichtung hierzu gibt es aber nicht. Der Arbeitnehmer kann den Anteil an den Pauschalen, den der Arbeitgeber nicht erstattet, in der Steuererklärung als Werbungskosten absetzen (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG).

Wann wird der Verpflegungsmehraufwand steuerpflichtig?

Zahlt der Arbeitgeber höhere Erstattungen (z. B. freiwillig höhere Pauschalen oder über drei Monate hinaus), so liegt steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Darauf kann der Arbeitgeber jedoch pauschal Steuern abführen.

Wo trägt man die Reisekosten in der Steuererklärung ein?

Arbeitnehmer tragen ihre Reisekosten in die Anlage N der Steuererklärung als Werbungskosten ein. Die Eintragungen für die Pauschbeträge der Mehraufwendungen für Verpflegung sind in die Zeilen 52 bis 54 einzutragen. In Zeile 55 werden etwaige Kürzungsbeträge erfasst. Auslandsreisen werden für das ganze Jahr gesammelt in Zeile 56 eingetragen, erfordern allerdings für das Finanzamt eine detaillierte Berechnung in einer gesonderten Aufstellung.

Unternehmer können die Verpflegungspauschale steuerlich als Betriebsausgabe ansetzen. Es ist allerdings nicht möglich, aus dem Betrag die Vorsteuer zu ziehen.

Wie kann man den Verpflegungsmehraufwand nachweisen?

In der Regel muss man mit der Steuererklärung keine Nachweise über die Kosten für die berufliche Auswärtstätigkeit mitschicken. Es ist dennoch sinnvoll, für die eigenen Unterlagen eine Aufstellung der Auswärtstätigkeiten mit folgenden Angaben zu führen:

  • Grund der Reise
  • Datum/Zeitraum
  • Anzahl der Tage mit einem Aufenthalt von a) 8 bis 24 Stunden und b) mehr als 24 Stunden
  • Anzahl der Übernachtungen

So hat man bei Nachfragen des Finanzamtes Nachweise bereit. Für Unternehmer ist eine entsprechende Auflistung sowie die Aufzeichnung von Eigenbelegen unverzichtbar.

Quellen

https://taxfix.de/anleitungen/verpflegungsmehraufwand-absetzen/

https://www.finanztip.de/reisekosten-absetzen/

https://www.lohnsteuerhilfe.net/arbeit-und-rente/wie-kann-man-verpflegungsmehraufwand-absetzen/

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