Urlaubsrückstellungen richtig bilden: Methodenwahl, Berechnung und Prüfung

Viele Arbeitnehmer haben zum Jahresende noch Resturlaub auf ihrem Urlaubskonto. Zum Bilanzstichtag müssen für nicht genommene Urlaubstage Urlaubsrückstellungen gebildet werden, damit die Buchhaltung stimmt. Für die Berechnung gibt es nicht nur unterschiedliche Methoden, sondern auch einige handels- und steuerrechtliche Bedingungen zu beachten.

Die Eckdaten ermitteln: Berechnungsgrundlage

Urlaubsrückstellungen sind dann nötig, wenn Arbeitnehmer ihren Urlaub nicht pünktlich zum (Geschäfts-)Jahresende genommen haben. Maßgeblich für die Berechnung sind:

• Urlaubsentgelt (Jahresarbeitsentgelt)

• Arbeitstage (anzusetzen basierend auf den Jahresarbeitstagen)

• Resturlaubstage

Um die Urlaubsrückstellung zu berechnen, wird grundsätzlich das Jahresarbeitsentgelt durch die Jahresarbeitstage geteilt und mit den Resturlaubstagen multipliziert.

Urlaubsrückstellungen berechnen: Zwei Methoden

In der Praxis gibt es zwei Methoden zur Berechnung für den gesamten Betrieb: die Individual- und die Durchschnittsberechnung.

Bei der Individualberechnung wird die notwendige Urlaubsrückstellung zum Bilanzstichtag wie oben angegeben detailliert für jeden Mitarbeiter mit Resturlaub berechnet. Der Vorteil liegt auf der Hand: Diese Methode ist sehr genau. Daraus leitet sich aber auch der Nachteil ab, dass die Individualberechnung bei vielen Mitarbeitern sehr aufwändig ist. Für kleine Betriebe ist diese Art der Berechnung dennoch empfehlenswert.

Für große Betriebe empfiehlt sich die Durchschnittsberechnung. Dabei werden Gruppen gebildet, wobei sich die Zusammensetzung am Gehalt, der Wochenarbeitszeit oder Organisationseinheit orientieren kann. Bewährt hat sich die Gruppierung nach Gehaltsstrukturen wie

• Lohn-/Gehaltsempfänger,

• Angestellte Mitunternehmer

• Gesellschafter/Geschäftsführer

• Minijobber

Die Gehaltsempfänger können auch noch in zwei bis drei Gehaltsklassen unterteilt werden. Die gewählte Methode ist beizubehalten. Ein regelmäßiger Wechsel ist nicht möglich.

Urlaubsrückstellungen im Handels- und Steuerrecht unterschiedlich bewertet

Die Unterschiede in Steuer- und Handelsrecht sind auf unterschiedliche Ansätze in der Entstehung der Urlaubsrückstellungen zurückzuführen. Während es sich im Sinne des Steuerrechts um den Betrag handelt, den eine Firma am letzten Tag des Geschäftsjahres für den Resturlaub theoretisch auszahlen müsste, so ist es im Handelsrecht die Verpflichtung zur Gewährung bezahlter Freizeit im Folgejahr und damit finanziell vom Folgejahr abhängig.

Urlaubsentgelt und Arbeitstage in der Steuerbilanz

Aus steuerlicher Sicht berechnet sich das Urlaubsentgelt aus dem Jahresentgelt basierend auf dem Durchschnittsgehalt der letzten drei Monate, ohne Beachtung von jährlich neu zu verhandelnden Sonderzahlungen, vermögenswirksamen Leistungen oder Altersvorsorge. Die Anzahl der Arbeitstage entspricht den Werktagen abzüglich der Feiertage. Grundlage aller Berechnungen ist das Jahr, in welchem der Resturlaub entstanden ist.

Urlaubsentgelt und Arbeitstage in der Handelsbilanz

Aus handelsrechtlicher Sicht ist das Folgejahr entscheidend. Außerdem kommen hier auch weitere Lohnnebenkosten wie vermögenswirksame Leistungen sowie das Gehalt in dem Jahr zu tragen, in dem der Urlaub nun noch genommen werden kann. Bei der Berechnung der Urlaubstage werden zusätzlich zu den Feiertagen von den Werktagen auch die genommenen Urlaubstage abgezogen.

Aus Sicht des Steuerrechts ist das Jahresgehalt meist kleiner und die Anzahl der Urlaubstage größer als in der Handelsbilanz. Das führt zu unterschiedlichen Ergebnissen.

In der Praxis müssen beide Ansätze berechnet werden, weil sich bei einem großen Unterschied ein steuerlicher Vorteil ergeben kann. Auch die Wahl der Methode der Individual- oder Durchschnittsberechnung kann für die Höhe der Rückstellung eine Rolle spielen und zu leicht unterschiedlichen Werten führen.