Tipps und Hinweise zur Reisekostenabrechnung

Im Rahmen der am 1. Januar 2014 in Kraft getretenen Reform des steuerlichen Reisekostenrechts ergänzte und änderte der Gesetzgeber einige zentrale Vorschriften des Einkommensteuergesetzes (EStG).

Betroffen waren § 3 Nr. 13 EStG (Reisekostenerstattungen aus öffentlichen Kassen), § 3 Nr. 16 EStG (Reisekostenerstattungen aus nicht öffentlichen Kassen), § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG (Verpflegungsmehraufwendungen), § 8 Abs. 2 EStG (Geldwerter Vorteil bei PKW-Überlassung sowie Gestellung von Mahlzeiten), § 9 Abs. 1 Nr. 4 EStG (Berücksichtigung der Entfernungspauschale), § 9 Abs. 1 Nr. 4a EStG (Berücksichtigung der Fahrtkosten in Sonderfällen), § 9 Abs. 1 Nr. 5a EStG (Berücksichtigung von Übernachtungskosten), § 9 Abs. 4 EStG (Definition der ersten Tätigkeitsstätte), § 9 Abs. 4a EStG (Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen) sowie § 40 Abs. 2 Nr. 1a (Pauschalierung von Mahlzeiten). Die folgenden Ausführungen stellen einen Überblick über die wichtigsten Änderungen dar und erklären, was Sie ab 1. Januar 2014 bei Ihrer Reisekostenabrechnung beachten sollten.

Reisekostenerstattung: Die regelmäßige Arbeitsstätte

Der geänderte § 9 Abs. 4 EStG macht die Möglichkeiten der Reisekostenerstattung vom neu eingeführten Begriff der ersten Tätigkeitsstätte abhängig. Ob eine solche vorhanden ist und wo diese liegt, ist in einem mehrstufigen Verfahren zu prüfen. Zunächst gilt es festzustellen, ob der Arbeitnehmer durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen des Arbeitgebers oder diese ausfüllende Absprachen und Weisungen einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers, eines verbundenen Unternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten dauerhaft zugeordnet ist. Entsprechend dieser Regelung kann auch die ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Kunden oder - im Falle von Leiharbeitnehmern - des Entleihers eine erste Tätigkeitsstätte bilden.

Gemäß dem Wortlaut des Gesetzes ist in folgenden Fällen von einer ersten Tätigkeitsstätte auszugehen:

a) Der Arbeitnehmer wird voraussichtlich unbefristet in der betrieblichen Einrichtung tätig.

b) Der Arbeitnehmer wird voraussichtlich für die Dauer des Dienstverhältnisses tätig.

c) Der Arbeitnehmer wird voraussichtlich über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus tätig.

Wenn eine derartige Festlegung durch den Arbeitgeber fehlt, so ist diejenige betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte anzusehen, an welcher der Arbeitnehmer typischerweise an einem Arbeitstag tätig werden soll oder pro Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel der vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll. Der Arbeitnehmer hat pro Dienstverhältnis maximal eine erste Tätigkeitsstätte.

Liegen die genannten Voraussetzungen für mehrere Tätigkeitsstätten vor, ist diejenige die erste Tätigkeitsstätte, welche der Arbeitgeber bestimmt. Wenn diese Bestimmung fehlt, so ist die der Wohnung am nächsten liegende Tätigkeitsstätte die erste Tätigkeitsstätte.

Arbeitnehmer mit typischer Einsatzwechseltätigkeit und regelmäßiger Fahrtätigkeit

Arbeitnehmer mit typischer Einsatzwechseltätigkeit fahren häufig mit ihrem eigenen PKW zum Betrieb des Arbeitgebers und suchen dann von dort aus ihre jeweiligen Einsatzorte auf. Diese Arbeitnehmer können gemäß dem geänderten § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a EStG für die Fahrten zum Betrieb lediglich die Entfernungspauschale abziehen.

Arbeitnehmer mit regelmäßiger Fahrtätigkeit in einem weiträumigen Tätigkeitsgebiet können künftig laut § 9 Abs. 1 S. 3 Nr. 4a S. 3 EStG nur noch die Entfernungspauschale für die Strecke zwischen der Wohnung und dem nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet geltend machen. Trotz dieser Beschränkungen liegen in beiden Fällen Auswärtstätigkeiten vor, so dass der Abzug von Mehraufwendungen für Verpflegungen möglich ist.

Reisekostenpauschalen

Mehraufwendungen für Verpflegung werden mit folgenden, seit 2014 geltenden Pauschalbeträgen angesetzt:

• 12 € je Kalendertag, wenn der Arbeitnehmer länger als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte ohne Übernachtung abwesend ist.
• Je 12 € für An- und Abreisetag bei auswärtiger Übernachtung.
• 24 € pro Kalendertag bei 24-stündiger Abwesenheit.

Werden dem Arbeitnehmer Mahlzeiten zur Verfügung gestellt, so wird dessen Werbungskostenabzug ab 2014 gekürzt. Für ein Frühstück erfolgt eine Kürzung um 20%, für ein Mittag- oder Abendessen jeweils um 40% des Pauschalbetrags von 24 €. Der Kürzungsbetrag wird vermindert, falls der Arbeitnehmer ein Entgelt entrichtet.

Reisekosten im Ausland

Bei Reisen ins Ausland werden zunächst die anfallenden Reisekosten nach deutschem Reisekostenrecht berechnet. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) legt zudem jährlich Pauschalbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen sowie Übernachtungskosten im Ausland heraus. Bei mehrtägigen Auslandsreisen wird für den betreffenden Tag die Pauschale desjenigen Landes angewandt, welches der Reisekosten vor 24 Uhr erreicht. Bei eintägigen Reisen sind die Auslandspauschalen anzuwenden. Die Übernachtungspauschale ist nur bei Arbeitgebererstattung der Reisekosten anzuwenden. Für den Werbungskostenabzug bzw. die Betriebsausgaben sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten anzuwenden und durch Beleg nachzuweisen.